Mehr Transparenz und Kontrolle bei der Rechnungsstellung per Kobold Control

in der Lupe: Kostenverteilung im März (exemplarisch)
  

(9.4.2021) Kobold Management Systeme hat in sein Büro- und Projektmanagementprogramm Kobold Control einen optimierten Rech­nungs­stel­lungs-Workflow integriert. Dieser verspricht sowohl mehr Transparenz als auch Kontrolle, indem der Anwender ein erzeugtes Rechnungsdokument ab der ersten Erstellung in verschiedenen Zuständen bis hin zum elektronischen Versand der Rechnung an den Rechnungsempfänger überwachen und steuern kann. Das Rechtesystem von Kobold Control unterstützt dabei den Zugriff der verschiedenen am Gesamtprozess beteiligten Anwender im jeweiligen Prozessschritt.

Noch bevor die kaufmännische Abteilung oder Buchhaltung das Rechnungsdokument im Planungsbüro erstellt, können Projekt- und Teamleiter für den Rechnungserstellungsprozess wichtige Daten wie z.B. den Leistungsstand oder etwaige Rechnungsanhänge (Stundennachweise, Stundenlisten) direkt im System für den kommenden Rechnungslauf hinterlegen. Die Anwender, die die Rechnungen erstellen, greifen ohne Umwege auf diese Dokumente zu und binden sie in die Rechnungen ein.

„Bitte um Prüfung und Freigabe der Abschlagsrechnung“ 

Für eine Rechnungsprüfung - z.B. auch im Sinne einer internen Prüfung durch die Ge­schäftsleitung - kann das Programm automatisiert und übersichtlich alle zu prüfenden Dokumente per digitaler Liste dem prüfenden Anwenderkreis vorlegen. Im Bedarfsfall wird die Information über den Eingang eines neuen zu prüfenden Dokuments auch per E-Mail-Assistent unterstützt. Sind inhaltliche Korrekturen am Dokument erforderlich, kann das Dokument wieder in die Phase der Rechnungserstellung zurückverwiesen werden.

Hat das Dokument den gesamten Workflow durchlaufen, steht der abschließende Schritt der Rechnungsfreigabe (wahlweise Wandel in ZUGFeRD oder XRechnung) im System an. Das Dokument wird nun im Controlling im digitalen Rechnungsbuch geführt. Danach versendet der Anwender die Ausgangsrechnung direkt aus Kobold Control samt aller benötigen Anhänge an den Rechnungsempfänger. Das System stellt dazu bereits eine E-Mail-Vorlage mit allen Anhängen zur Verfügung.

Weitere Informationen zu Kobold Control können per E-Mail an Kobold angefordert werden.